Como atingir seu objetivo, se nada atrapalhar?

Lá pelo início da minha vida profissional, nos anos 80, descobri que, por vezes, não adianta elaborarmos um *projeto, pois, apesar de todo o seu planejamento e gerenciamento, o resultado esperado simplesmente não era alcançado.

 *Projeto aqui não se restringe apenas ao projeto arquitetônico, mas a todo e qualquer empreendimento que possua um ou mais objetivos, tenha um início, meio e fim, entre outras condições.

Os segredos da implantação da metodologia 5S

do Sobre Administração de Cláudia Bitencourt

Olá pessoal!

Este é um complemento do post “O que é a metodologia 5S e como ela é utilizada” publicado há algum tempo aqui no blog e que até hoje nos gera comentários enriquecedores, dúvidas e pedidos de envio de material.

O post anterior teve como objetivo apresentar a metodoligia 5S, sua origem e seus conceitos básicos. Este complemento tem como objetivo apresentar as etapas de implantação desta poderosa ferramenta. Vale lembrar que me baseio em um estudo de caso da implantação do 5S em uma empresa multinacional de grande porte e do ramo metalúrgico, e as etapas podem variar de acordo com a estrutura hierárquica  e até mesmo com o porte da empresa.

Neste exemplo, a iniciação do método 5S  seguiu um roteiro já conhecido e aplicado em várias empresas do Grupo. Veremos a seguir a exposição cronológica das etapas de implantação, acompanhe:

a) Definição da amplitude do programa. Visando a manutenção do foco principal e obtenção de sucesso na implantação, é necessário definir quais as áreas a serem focadas na primeira etapa, aquelas com maior urgência. Esta definição é feita pelo comitê 5S, grupo formado por funcionários da empresa, cuja função é multiplicar conhecimentos sobre o 5S, monitorar a execução do Programa e avaliar os resultados obtidos.

b) Mapeamento e divisão da empresa em áreas. Esta etapa visa a divisão da empresa em células para que se torne mais fácil o controle da implantação e a realização das auditorias.

c) Realização de treinamento de capacitação dos auditores de 5S. Para garantir o bom nível e a confiabilidade das auditorias, é necessário realizar o treinamento de capacitação de funcionários escolhidos como auditores de 5S. Existe ainda a necessidade que a empresa realize, ao longo dos meses, novos treinamentos buscando capacitar cada vez mais os funcioários a realizarem as próximas auditorias.

d) Realização e manutenção de registros fotográficos. Com o intuito de garantir um histórico da implantação do 5S na empresa, realiza-se  em cada  setor o  registro de fotos que serão posteriormente utilizadas nas apresentações dos resultados e sensibilização dos funcionários nos treinamentos, jornal interno e divulgações em geral.

e) Definição de padrões de identificação e marcações. Visando assegurar o cumprimento do senso de padronização deve-se definir padrões a serem utlizados por toda a organização a fim de que se tornem unificadas as identificações de arquivos, pastas, armários, gavetas, etc.

f) Desenvolvimento de material informativo e treinamentos de 5S. Caso a empresa tenha recursos financeiros suficiente, atingir a todos os funcionários da empresa com cartilhas de instrução e apresentações é muito válido. O objetivo é capacitar 100% do efetivo da organização para garantir que todos tenham conhecimento dos conceitos e capacidade de executá-los.

g) Programação e execução da semana de lançamento do Programa 5S. Para garantir que todas as atividades planejadas para a semana de lançamento do Programa sejam realizadas com sucesso, é necessária a definição das áreas de descarte para o dia D (dia em que se colocou em prática o Programa 5S, a começar pelos 3 primeiros conceitos: seleção,ordenação e limpeza).

O dia D é marcado pela verificação e descarte de todos os materiais considerados inúteis ou desnecessários para realização das atividades. Para descarte destes materiais utiliza-se vários pontos da empresa demarcados e identificados como áreas de descartes onde os funcionários depositarão os materiais para posteriormente serem remanejados ou arrematados em leilões internos.

h) Planejamento e realização dos ciclos de auditorias de 5S. Para verificação das medições e resultados obtidos deve-se elaborar uma escala onde cada dupla de auditores ficará responsável por uma determinada área da empresa auditando no primeiro ciclo os pontos referentes aos 3 primeiros sensos. No fim das auditorias todos auditores têm como responsabilidade a elaboração do relatório para que seja possível garantir a qualidade e confiabilidade do ciclo de auditorias e divulgação dos pontos positivos e negativos às áreas auditadas.

i) Divulgação dos resultados das auditorias de 5S e premiação dos melhores desempenhos. A divulgação dos resultados das auditorias pode ser feita através de e-mails, jornal interno e quadros de gestão à vista por toda a empresa. A exposição dos resultados é necessária para que todos os funcionários saibam o desempenho alcançado por seus respectivos setores, e também funciona como incentivo à busca por resultados cada vez melhores.

j) Elaboração de planos de ação. Após a realização das auditorias os problemas encontrados devem ser tratados através de reuniões para a elaboração de um plano de ação no formato 5W2H com a definição das ações, prazos e responsabilidades necessárias para a resolução dos problemas identificados e manutenção dos benefícios adquiridos após a implantação do 5S na empresa.

Bem pessoal, as etapas apresentadas acima podem dar a impressão de complexidade ao processo, porém mesmo com as ferramentas de conceitos mais simples, como é o 5S, é necessário adotar uma implantação bem estruturada para que os resultados sejam sólidos e principalmente duradouros.

Tem alguma experiência com implantação do 5S para compartilhar? Comente!

A GERÊNCIA HOLÍSTICA

Os irmãos Fung descobriram, na década de 80, que podiam entregar encomendas com custos e preços reduzidos e, ainda muito mais rápido, se dividissem a respectiva produção em várias etapas, cada qual sob a responsabilidade dos respectivos fabricantes, mesmo se estes estivessem espalhados por diferentes países.